Пацієнт обирає лікаря ввечері, натискає «Записатися» на сайті — і заявка йде листом на пошту чи в месенджер адміністратора. Вранці її треба побачити, передзвонити, знайти вільне вікно в медичній інформаційній системі та внести вручну. Частина таких заявок губиться, частина записується з помилками, а ви не бачите, скільки пацієнтів насправді приносить сайт. Розберімо, як зробити, щоб запис із сайту одразу потрапляв у систему клініки. Що ще перевірити в розробника, розповідає стаття про 10 питань до того, як наймати розробника сайту для стоматолога.
Коротка відповідь
Онлайн-запис має потрапляти туди, де клініка веде розклад, — у МІС або CRM, а не лише в пошту.
- Найкраще — інтеграція через API: сайт показує вільні вікна лікарів із МІС і записує пацієнта в неї.
- Якщо API немає — віджет запису від МІС або власний модуль запису на сайті, який зберігає заявки й одразу сповіщає адміністратора.
- У формі — лише потрібне для запису: ім’я, телефон, лікар чи послуга, час. Дані про здоров’я — окрема розмова з юристом.
Простими словамиСайт — це реєстратура, яка працює цілодобово. Якщо вона записує пацієнтів на папірці, а не в журнал клініки, вранці хтось має все переписати. І щось обов’язково загубиться.
Що таке МІС і чому сайт має з нею говорити
Медична інформаційна система — програма, в якій клініка веде розклад лікарів, записи пацієнтів і медичну документацію. В Україні МІС підключаються до центральної бази електронної системи охорони здоров’я (eHealth). Перелік підключених систем публікує сама eHealth на ehealth.gov.ua, розділ «МІС, підключені до ЦБД ЕСОЗ».
Розклад живе в МІС. Тому запис, зроблений поза нею, — це дубль, який хтось має перенести вручну. Що більше записів приходить із сайту, то дорожче коштує це ручне перенесення: час адміністраторів, помилки в часі й лікарі, двічі записані на одне вікно.
Три способи підключити запис із сайту
1. Інтеграція через API. Сайт отримує з МІС вільні вікна лікарів і показує їх пацієнтові, а після вибору — створює запис у МІС. Адміністратор бачить його одразу в розкладі, без перенесення. Це найзручніше для пацієнта й для клініки, але можливе лише тоді, коли постачальник МІС дає програмний доступ до запису. Це треба з’ясувати в нього до початку робіт.
2. Віджет запису від МІС. Деякі системи мають готовий модуль запису, який вбудовується на сторінку. Це швидко, але віджет живе за правилами постачальника: дизайн, тексти, мобільна версія й аналітика можуть не збігатися з рештою сайту. Перевірте, чи зручно ним користуватися з телефона і чи можна бачити, з якої сторінки чи реклами прийшов запис.
3. Власний модуль запису на сайті. Якщо інтеграція неможлива, сайт сам приймає заявку: зберігає її в базі сайту, одразу сповіщає адміністратора і, якщо є CRM, передає заявку туди. Розклад так не синхронізується, але заявка не губиться в пошті, а адміністратор працює з нею в одному місці.
Найгірший варіант — форма, яка просто надсилає лист. Лист може потрапити в спам або не дійти зовсім, і ніхто про це не дізнається.
Що передається між сайтом і МІС
| Напрям | Що передаємо | Навіщо |
|---|---|---|
| Сайт → МІС | Пацієнт, телефон, лікар або послуга, дата й час | Запис одразу з’являється в розкладі |
| Сайт → МІС або CRM | Джерело запису: Google, Instagram, реклама, прямий захід | Ви бачите, який канал приносить пацієнтів |
| МІС → сайт | Вільні вікна лікарів, список лікарів і послуг | Пацієнт бачить реальний час, а не «ми вам передзвонимо» |
Джерело запису — це те, що відрізняє «скільки відвідувачів на сайті» від «скільки пацієнтів дав сайт». Без нього рекламний бюджет розподіляється навмання. А що можна писати в самих оголошеннях і на сторінках, куди вони ведуть, — у статті про рекламу медичних послуг.
Які дані пацієнта можна збирати у формі
Закон «Про захист персональних даних» (стаття 7) відносить дані, що стосуються здоров’я, до особливої категорії: їхня обробка заборонена, крім визначених законом випадків, зокрема за однозначної згоди пацієнта або для надання медичних послуг закладом із ліцензією, працівники якого зобов’язані зберігати лікарську таємницю.
Практичний висновок для форми запису на сайті: збирайте мінімум. Ім’я, телефон, лікар або послуга, бажаний час — цього достатньо, щоб записати пацієнта. Поле «опишіть симптоми» у формі на сайті — привід окремо поговорити з вашим юристом, як ці дані зберігаються й хто має до них доступ. І жодних даних пацієнта в аналітиці та рекламних кабінетах: туди передається лише подія «запис», без імені, телефону й послуги. Що ще вимагає закон від форми й політики — у статті про згоду й політику конфіденційності.
Питання до постачальника МІС
- Чи є програмний доступ (API) для створення запису й отримання вільних вікон? Чи є документація й тестове середовище?
- Чи є готовий віджет запису? Як він виглядає на телефоні, чи можна змінити тексти й кольори?
- Чи можна передати в запис джерело (звідки прийшов пацієнт)?
- Чи доплачується доступ до API або віджета окремо?
- Хто відповідає, якщо запис не створився, і як про це дізнається адміністратор?
Як робимо ми
На етапі аналізу перевіряємо, чи має ваша МІС або CRM програмний доступ до запису чи віджет. Якщо має — підключаємо запис із сайту напряму: вільні вікна, лікарі, запис і джерело. Якщо інтеграція неможлива — робимо модуль запису на сайті, який зберігає заявки й одразу передає їх адміністраторам. Усе тестуємо на копії сайту разом з адміністраторами, до запуску.
Перед запуском онлайн-запису
Відмічайте по ходу
Перед запуском онлайн-запису
Ваші відмітки залишаються у цьому браузері.
Що питають власники клінік
Чи можна зробити онлайн-запис, якщо наша МІС не має API?
Так. Можна вбудувати віджет МІС, якщо він є, або зробити модуль запису на сайті, який зберігає заявки й сповіщає адміністратора. Розклад тоді не синхронізується автоматично, але заявки не губляться.
Нам потрібна CRM, якщо вже є МІС?
МІС веде розклад і медичну документацію. CRM частіше потрібна для звернень, які ще не стали записом: дзвінки, повідомлення, повторні контакти. Якщо всі звернення закриваються записом у МІС, окрема CRM може бути не потрібна.
Шаблонний сайт чи власний — що потрібно для запису в МІС?
Шаблон або конструктор рідко дозволяють записувати пацієнта в вашу систему. Як вирішити, що потрібно вашій клініці, — у статті про шаблонний і власний сайт.
Чи можна почати лише з онлайн-запису, не переробляючи весь сайт?
Так. Онлайн-запис можна додати на наявний сайт, якщо він дозволяє це технічно. Що дасть найбільший ефект першим — вирішуємо на консультації.
Скільки часу займає інтеграція?
Залежить від того, що дає постачальник МІС: документація, тестове середовище, обмеження. Ми з’ясовуємо це на етапі аналізу і фіксуємо графік до початку робіт.
Для вашого розробника
- Інтеграція. Запис створюється в МІС через API постачальника; вільні вікна кешуються ненадовго й перевіряються ще раз перед підтвердженням, щоб не записати двох пацієнтів на один час.
- Збереження. Кожна заявка зберігається в базі сайту до відправлення; якщо МІС не відповіла — повторна спроба й сповіщення адміністратору.
- Дані. Форма збирає мінімум, передача лише через HTTPS, доступ до заявок — за ролями, резервні копії.
- Аналітика. Подія запису в GA4 і рекламних кабінетах — без імені, телефону, послуги й лікаря; джерело (utm) зберігається разом із заявкою.
- Тест. Тестовий запис на копії сайту з телефона, перевірка, що він з’явився в МІС і що адміністратор отримав сповіщення.
Якщо не хочете робити це самі
Ми робимо сайти клінік на WordPress з онлайн-записом, який передається у вашу МІС або CRM, каталогом лікарів і звітом, скільки записів дає кожне джерело. Робота йде на закритій копії сайту, а код, доступи й інструкції передаються клініці. Розкажіть про свою клініку: протягом двох робочих днів надішлемо огляд структури, орієнтовний термін і ціну, без зобов’язань. Ціна фіксується до початку робіт. Дивіться нашу сторінку для клінік.